Tabla de contenido
Introducción
La transformación digital se define como “la integración de nuevas tecnologías en todas las áreas de una empresa para cambiar su forma de funcionar, con el objetivo de optimizar procesos, mejorar su competitividad y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes.” Pero, es importante anotar que la sola implementación de dichas tecnologías no será suficiente para generar una transformación real en la empresa. Entender los procesos y utilizar las herramientas tecnológicas para optimizarlos es la clave.
Ya que los procesos son primordiales, a continuación, planteamos una sencilla metodología, paso a paso, para abordarlos desde el enfoque de transformación digital.
1. Análisis inicial de procesos
El primer paso es realizar un análisis a profundidad de los procesos establecidos actualmente en la empresa. Con este análisis, se debe desarrollar una lista de los procesos y sus subprocesos por orden de impacto en la relación con distintos actores receptores de los productos finales de los procesos.
Comenzaremos con los procesos que interactúan con los distintos usuarios: clientes, proveedores, colaboradores y, por último, procesos internos (procesos sin interacción exterior). Para definir estos procesos, piense en las interacciones que su empresa tiene con cada uno de estos actores y qué espera recibir de ellos.
Una vez realizada la lista, califique por el grado de interacción con el cliente, proveedor o colaborador, o según la criticidad del proceso si se trata de un proceso interno. Califique de 1 a 5 cada ítem de su lista, donde 1 es Muy Importante y 5 Poco Importante.
Ahora, con los procesos calificados, puede abordar aquellos que cuentan con calificaciones de 1 y 2, en principio, y luego puede evaluar los otros. Continúe al paso 2.
2. Identificación de necesidades
Una vez se cuente con la lista de cada uno de los actores clientes de los procesos, se realiza una lista de cada proceso en donde se describan los siguientes ítems de cada uno de ellos:
- Actividades
- Aprobaciones
- Documentación generada o necesaria como entrada
- Interacciones
- Comunicaciones
- Recordatorios y avisos
- Actualizaciones de estado
El objetivo de esta etapa es encontrar e identificar los puntos y formas de contacto con terceros para hacerlos más eficientes, y así, buscar eliminar barreras.
En los procesos internos, se debe buscar puntos en donde se pueden obtener ahorros de costos operativos.
Durante este análisis, para buscar la transformación digital, se deben identificar tres puntos cruciales:
- Existencia de papel. Objetivo → Eliminar y reemplazar con digital
- Tecnología obsoleta. Objetivo → Actualizar
- Simplificación. Objetivo → Eliminar procesos redundantes, innecesarios u obsoletos
A continuación, se presenta un diagrama simplificado de cómo se podría visualizar estos procesos.
Como se observa en la Figura 2, cada flujo de procesos contiene:
- Producto(s) de entrada del proceso.
- Actor que desencadena el proceso.
- Productos intermedios que genera el proceso.
- Actores intermedios con los que se relaciona el proceso y mediante qué producto.
- Producto final que genera el proceso.
- Actor que recoge producto final del proceso.
Una forma de estructurar esta etapa se observa en la Tabla 2.
3. Priorización
Teniendo clara la lista de mejoras y acciones necesarias en las actividades, productos y relaciones de los procesos, se continua con su priorización. Para ello se basan en buscar quick-wins: acciones de mejora que requieren poco esfuerzo en tiempo y recursos, y que tengan un retorno inmediato tanto en mejora de las interacciones (tiempos, errores, cuellos de botella), así como en los costos (reducciones de costos directos e indirectos).
Para cada mejora se determina un plan de acción que contenga:
- Lista de posibles soluciones tecnológicas a aplicar
- Costo de cada posible solución tecnológica (puesta en marcha, costo operativo anual con licencias, mantenimientos…)
- Lista de procesos/acciones que podrían verse beneficiados de la misma solución
- Costo de implantación y adaptación
- Tiempo estimado de puesta en marcha
- Ahorro de costos estimados y puntos de equilibrio
- Road-map de implantación de la solución tecnológica
4. Comunicación e información
Para cada solución, se debe desarrollar un plan de comunicación dirigido a todos los involucrados, indicando motivos y necesidad del cambio, beneficios esperados, tiempo necesario hasta su puesta en marcha y el plan de proyecto a alto nivel.
Junto con el plan de comunicación, se debe desarrollar un plan de formación de los involucrados:
- Formación de usuario
- Formación tecnológica
Es importante que los involucrados formen parte del equipo de implantación y pruebas de la solución desde un primer momento.
5. Implementación
Una vez seleccionada la solución, asignado el presupuesto y aprobada la adquisición o comienzo del proyecto, se debe conformar un equipo que llevará a término las tareas. Para ello se deberá contar con un Jefe de Proyecto y un Product Manager. El primero, es responsable del proyecto de implementación desarrollo, adaptación de procesos y puesta en marca, gestionar el presupuesto asignado, el equipo de trabajo, los calendarios y el resultado. El segundo, es responsable de la solución una vez implementada y estará a cargo de la evolución de la solución, sus adaptaciones, mantenimiento y evoluciones en su vida útil.
6. Puesta en marcha
Esta fase final debe ir acompañada de:
- Plan de comunicación, interna y externa
- Equipo especial de soporte
- Despliegue gradual
Conclusión
Esta metodología simplifica un proceso de análisis y ejecución complejo. Requiere del apoyo del equipo directivo de la empresa y se debe contar con personal responsable por estos procesos.
En un proceso de análisis, lo importante es enfocarse en definir los quick-wins. En el proceso de ejecución, son de gran ayuda unos procesos de comunicación y formación que busquen contrarrestar la resistencia al cambio, que es muy común en estas transformaciones.